Nebenkostenabrechnung: Muster, Fragen und Antworten


In der Nebenkostenabrechnung geben Vermieter an, welchen Teil der jährlichen Ausgaben sie auf den jeweiligen Mieter umlegen.

In diesem Artikel gehen wir unter anderem den folgenden Fragen nach:

Wie oft muss der Vermieter eine Nebenkostenabrechnung erstellen?

Nebenkostenabrechnung Muster: Wo finde ich eine Vorlage?

Welche Nebenkosten darf der Vermieter umlegen und welche nicht?

Welche Nebenkostenabrechnungsfristen gelten?


1) Wie werden Nebenkosten abgerechnet?

Wie fast alles in Deutschland muss auch die Nebenkostenabrechnung einer bestimmten Form folgen. Damit die Abrechnung im Zweifel vor Gericht Bestand hätte, müssen Sie als Vermieter die folgenden Punkte abhaken können:

  • Der Abrechnungszeitraum muss korrekt angegeben sein und darf nicht zu lang sein
  • Die Gesamtkosten müssen in einzelne Kostenpunkte untergliedert werden
  • Es muss klar sein, wie hoch der Mieteranteil ist und wie Sie ihn berechnet haben
  • Sie müssen angeben, welchen Nebenkosten-Verteilerschlüssel Sie verwendet haben
  • Die Vorauszahlungen des Mieters müssen klar aufgegliedert und von den Gesamtkosten abgezogen werden

2) Nebenkostenabrechnung – Fristen und Abrechnungszeitraum

NebenkostenabrechnungAls Vermieter können Sie sich nicht unbegrenzt Zeit lassen, um Ihre Mieter über die Höhe der Nebenkosten zu informieren. Ihnen bleibt genau ein Jahr nach Beendigung des Abrechnungszeitraums, um die Nebenkostenabrechnung zuzustellen. Handelt es sich bei dem Abrechnungszeitraum um das Jahr 2017, also vom 01. Januar bis zum 31. Dezember, so muss die Nebenkostenabrechnung bis zum 31. Dezember 2018 im Briefkasten Ihres Mieters liegen.

Gut zu wissen:
Bei der Fristeinhaltung der Nebenkostenabrechnung ist nicht das Datum des Poststempels entscheidend, sondern das der Zustellung.

Versäumen Sie die Frist, entfällt auch Ihr Anspruch an den Mieter. Eventuelle Nachzahlungen können Sie nun also nicht mehr verlangen. Das ist immer dann besonders ärgerlich, wenn sich die Höhe der Kosten im laufenden Jahr erheblich gesteigert hat und die Nebenkostenvorauszahlungen des Mieters deshalb nicht mehr die gesamten Ausgaben decken. Auf der anderen Seite bleiben Erstattungsansprüche des Mieters bei zu viel gezahlten Nebenkosten jedoch auch bei verspätetem Eingang der Nebenkostenabrechnung bestehen.

Gut zu wissen:
Als Mieter haben Sie ein Jahr nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung das Recht, Widerspruch einzulegen. Die daraus entstehenden Nachforderungen können Sie jedoch bis zu drei Jahre lang einfordern. Dasselbe gilt für Nachforderungen des Vermieters an den Mieter.

Nur wenn der Vermieter die Verspätung weder schuldhaft noch fahrlässig zu verantworten hat, kann er/sie auch nach der Einjahresfrist noch Zahlungen vom Mieter fordern. Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn der Energielieferant nach Ablauf eines Jahres eine aktualisierte, höhere Rechnung schickt. Solche Fälle sind in der Regel jedoch sehr selten.

Der Zeitraum, auf den sich die Nebenkostenabrechnung bezieht, darf nicht länger als ein Jahr sein. Beträgt er zum Beispiel 13 Monate, so ist die Abrechnung allein aufgrund dieses Fehlers ungültig und der Mieter muss nicht zahlen.

Bei einem kürzeren Zeitraum liegt jedoch nicht sofort ein Fehler vor. Ist der Mieter zum Beispiel erst im März eingezogen, so wäre es völlig zulässig, wenn sich die Nebenkostenabrechnung nur auf den Zeitraum März bis Dezember bezieht.

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3) Richtig die Nebenkostenabrechnung erstellen

Neben dem Abrechnungszeitraum und der Nebenkostenabrechnung-Frist sollten Mieter vor allem die angegebenen Kostenpunkte überprüfen. Denn der Vermieter darf zwar durchaus viele Kosten auf den Mieter umlegen, aber eben nicht alle.

Die Paragrafen 1 und 2 der Betriebskostenverordnung erlauben eine Umlegung unter anderem der folgenden Kostenpunkte in der Nebenkostenabrechnung:

  • Grundsteuer
  • Wasser, Abwasser
  • Heizung, ev. Warmwasseraufbereitung
  • Müllabfuhr, Straßenreinigung
  • Hausreinigung
  • Hausmeister, Gärtner, Schornsteinfeger
  • Fahrstuhl, Beleuchtung
  • bestimmte Versicherungen
  • Gemeinschaftsantenne
  • sonstige Betriebskosten wie Reinigung der Dachrinnen oder Pflege und Betrieb einer innerhäuslichen Sauna

Die sonstigen Betriebskosten müssen im Mietvertrag explizit genannt werden, für alle anderen reicht es, wenn pauschal von „sämtlichen/allen/den Betriebskosten“ gesprochen wird. Listet der Vermieter hingegen auch die gängigen Betriebskosten einzeln auf, so müssen auch nur diese bezahlt werden, selbst wenn noch weitere angefallen sind.

Hier finden Sie ein Muster für die Abrechnung Ihrer Nebenkosten

Gut zu wissen:
Vermieter müssen die Nebenkosten im Mietvertrag nicht erwähnen. Fehlt ein solcher Eintrag, so ist mit der Warmmiete der Großteil bereits abgegolten. Nur die Heizkosten und die Kosten für die Warmwasseraufbereitung können nun noch oben drauf kommen.

Auch eine pauschale Abrechnung der Nebenkosten ist möglich, sofern sie im Mietvertrag so vereinbart wurde. In diesem Fall entfällt die jährliche Nebenkostenabrechnung und beide Seiten können keine Nachzahlungsansprüche stellen.

4) Nebenkostenabrechnung: Vermieter darf nicht alles umlegen

Verschiedene Kostenpunkte können vom Vermieter nicht umgelegt werden. Hierzu gehören:

  • Kosten für Instandhaltung und Reparatur sowie Prüfung und Wartung
  • GrundERWERBSsteuer (die Grundsteuer kann hingegen umgelegt werden)
  • Einkommenssteuer auf die Mietzahlungen
  • Mietausfälle
  • Bestimmte Versicherungen, wie eine Rechtsschutzversicherung
  • Kosten für Verwaltung
  • Gebühren für Satellitenschüssel oder Kabel

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5) Nebenkostenabrechnung erstellen: Der Nebenkosten-Verteilerschlüssel

Im Mietvertrag wird genau festgelegt, welcher Verteilerschlüssel bei der Umverteilung welcher Nebenkosten auf die Mieter angewendet wird.

  • Bei Abfallgebühren wird meist nach Personenanzahl verteilt
  • Beim Kabelanschluss und den Kosten für die Grundsteuer erfolgt eine Umverteilung nach Wohneinheit
  • Wasser und Abwasser wird oftmals nach Wohnfläche berechnet
  • Kosten für die Warmwasserbereitung sowie die Heizung gehen nach Verbrauch

Gut zu wissen:
Wird im Mietvertrag kein Verteilerschlüssel angegeben, erfolgt die Berechnung für alle Nebenkosten nach Wohnfläche. Mieter sollten den Punkt Nebenkosten also genau unter die Lupe nehmen, um zu verhindern, dass sie für andere mitzahlen müssen.

Um bis ins letzte Detail nachvollziehen zu können, wie die Höhe der eigenen Nebenkosten zustande kommt, kann der Mieter Einsicht in die Originalrechnungen beim Vermieter nehmen. Hierbei sollten Sie neben der (angemessenen) Höhe der Rechnung auch auf das Rechnungsdatum achten: Veraltete Rechnungen dürfen nicht für die Nebenkostenabrechnung herangezogen werden.

6) Mit unserem Nebenkostenabrechnung-Muster die häufigsten Fehler umgehen

Nebenkosten müssen ganz genau aufgeschlüsselt und für den Mieter nachvollziehbar sein. Ist eine Position durch den Mieter so nicht überprüfbar, kann er Einsicht in die Originalrechnungen des Vermieters verlangen. Wird auch dann der Kostenpunkt nicht klar, muss der Mieter den fraglichen Betrag auch nicht bezahlen.

Generell kippen Gerichte auch unverständlich formulierte Kostenpunkte. Vermieter können sich also nicht hinter langen und verschachtelten Sätzen oder Fachbegriffen verstecken, um fragwürdige Kosten durchzuboxen.

Neben diesen Punkten können Vermietern bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung viele weitere Fehler unterlaufen, die allesamt eine Unwirksamkeit des gesamten Dokuments und somit hohe finanzielle Verluste bedeuten. Damit Ihnen das nicht auch passiert, haben wir hier eine Nebenkostenabrechnung-Vorlage für Sie bereitgestellt.

Gängige Fehler bei der Nebenkostenabrechnung für Vermieter:

  • Die Nebenkostenabrechnung trifft zu spät ein oder bezieht sich auf einen falschen oder zu langen Zeitraum
  • Es wurden auch solche Nebenkosten umgelegt, die der Vermieter eigentlich alleine bestreiten muss
  • Es ist nicht klar ersichtlich, aus welchen einzelnen Posten sich die Gesamtsumme zusammensetzt
  • Es ist zu Rechenfehlern gekommen
  • Es wurde der falsche Verteilerschlüssel angewandt oder der Verteilerschlüssel fehlt
  • Die Höhe der Vorauszahlungen fehlt oder ist fehlerhaft

Ein besonders häufiger Fehlerpunkt sind die Heizkosten. Hier bestimmt nicht der Vermieter, nach welchem Verteilerschlüssel sie umgelegt werden, sondern der Gesetzgeber. Heizkosten müssen zu mindestens 50 und höchstens 70 Prozent nach Verbrauch abgerechnet werden. Die restlichen 30 bis 50 Prozent können nach Wohnfläche umgelegt werden. Stimmt die Nebenkostenabrechnung nicht mit diesen Vorgaben überein, kann der Mieter 15 Prozent weniger an Heizkosten zahlen als eigentlich in Rechnung gestellt.

7) Wucher-Nebenkosten vermeiden

Zwar gilt: Sind die Nebenkosten angefallen und wurden sie auch fehlerfrei berechnet, muss der Mieter sie auch zahlen. Doch wenn die Nebenkosten oder nur einzelne Punkte exorbitant hoch ausfallen, kann es trotzdem sein, dass der Mieter um die volle Begleichung der Kosten noch einmal herumkommt.

Vermieter müssen bei der Auswahl der Dienstleister, also zum Beispiel des Lieferanten des Heizöls oder des Gärtners, wirtschaftlich vorgehen. Das bedeutet, dass überteuerte Anbieter nicht beauftragt werden dürfen. Was zu teuer ist und was nicht, muss der Mieter aber belegen können. Hierfür reicht es zum Beispiel oftmals schon aus, wenn er/sie Gegenangebote einholt.

8) Gegen Nebenkostenabrechnung vom Vermieter Widerspruch einlegen: So geht’s

Ist Ihnen bei der Überprüfung der Nebenkostenabrechnung ein Fehler aufgefallen, müssen Sie innerhalb eines Jahres nach Erhalt Widerspruch einlegen. Versäumen Sie diese Frist, ist es fast unmöglich, die Nebenkostenabrechnung noch anzuzweifeln.

Dieser Frist von 12 Monaten steht jedoch die Zahlungsfrist von 30 Tagen bei einer Nachforderung entgegen. Haben Sie im Laufe des Jahres zu wenige Nebenkosten bezahlt und verlangt der Mieter nun einen Zahlungsausgleich, sollten Sie diese Zahlung also erst einmal vornehmen, selbst wenn Sie berechtigte Bedenken an der Richtigkeit dieser Forderung haben. Denn wenn Sie die Zahlung zurückhalten, geraten Sie in Verzug – und der kann für Sie teuer werden.

Damit Sie jedoch auch bei getätigter Zahlung Ihr Widerspruchsrecht nicht verlieren, raten wir Ihnen, wie folgt vorzugehen:

  1. Zahlen Sie den geforderten Betrag.

  2. Weisen Sie im Überweisungsbetreff darauf hin, dass die Zahlung unter Vorbehalt erfolgt.

  3. Legen Sie Widerspruch ein und legen Sie den Fehler des Vermieters offen.

  4. Fordern Sie das zu viel gezahlte Geld zurück.

Achtung:
Der Widerspruch ist grundsätzlich schriftlich anzufertigen. Sie müssen außerdem beweisen können, dass der Widerspruch dem Vermieter zugegangen ist. Nehmen Sie deshalb einen Zeugen zur Übergabe mit oder versenden Sie per Einschreiben. Alternativ können Sie sich die Übergabe an den Vermieter auch quittieren lassen.

Liegt ein Fehler vor, hat der Vermieter abermals 12 Monate Zeit für die Nachbesserung. Versäumt er/sie diese Frist, ist der Mieter in aller Regel fein raus.

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